Kantoor etiquette: de Out-of-Office
We lijken vergeten te zijn hoe we ons horen te gedragen op kantoor. We zijn vergeten wat wel en vooral ook wat niet hoort in een zakelijke setting. We zijn de kantooretiquette kwijt. Daarom is de serie De Kantooretiquette er. Zodat we weer een collectief geheugen kweken, over hoe het hoort op kantoor.
Mailen is een onderwerp wat mensen tot op het bot verdeeld, zoals we eerder lazen. Het vergeten kind in het mailen is de out-of-office (OOO). In goed Nederlands: het automatische antwoord als jouw billen ferm in het Spaanse zand gedrukt staan.
Een OOO is het laatste waaraan gedacht wordt voordat de laptop zes maanden dichtgaat vanwege je totaal onverdiende sabbatical. Daarom wordt deze afgeraffeld. Vaak ontbreekt vitale informatie zoals wanneer de collega in kwestie terugkomt, wie de vervanging is en wat te doen als er geëscaleerd dient te worden.
Maar laten we eerlijk zijn: nadat je dit leest, raffel je die OOO toch wel af. Je hebt nog te veel werk dat af moet voordat je vakantie begint. Je hebt nog een koffer in te pakken. Je hebt jengelende kinderen aan je been, terwijl je dacht dat een dagje thuiswerken productief zou zijn.
Daarom presenteer ik met schaamte de OOO-etiquette: hoe schrijf je in minimale tijd, de meest nutteloze OOO.
1: Geen aanhef
Less is more. Dat geldt ook voor de aanhef van je automatische antwoord. Een volledige ‘Beste lezer’ is totaal passé. Een ‘hoi’ of ‘hi’ volstaat. Als je überhaupt al een aanhef gebruikt. Je bent immers op vakantie, kan het jou wat schelen.
2: Niemand weet tot wanneer je weg bent
Aangeven dát je weg bent is de raison d'être van je automatische antwoord. Aangeven tot wanneer je weg bent is écht pre-corona. Niet aangeven wanneer je terugkomt houdt het spannend voor de versturende partij. Zoals een goede cliffhanger bij je favoriete serie. Met deze spanning doe jij de zender absoluut een plezier en maak jij je automatisch antwoord weer wat korter. Less is more, weet je nog?
3: Niemand leest deze mail
Behalve dat je aangeeft dat JIJ de mail niet leest omdat je billen ferm in het Spaanse zand gedrukt staan, is het net zo belangrijk om aan te geven dat er verder ook niemand anders je mail leest. Geen hopeloze ziel op aarde zal jouw inbox bijwerken en je mails worden al helemaal niet doorgestuurd. De zender (en lezer) moet weten: dit bericht valt echt in een diepe put waar niemand de diepte exact van kent.
4: Vervanging? Haha, nee.
Alleen zwakkelingen doen aan overdrachten voor hun vakantie. Waarom zou je collega’s met jouw werk opzadelen? Waarom zou je de alledaagse zaken zonder jou door willen laten gaan? Straks komt de organisatie erachter dat ze je kunnen vervangen! Daarbij wil je natuurlijk een ontplofte inbox hebben bij terugkeer. Dat maakt het vakantiegevoel bij terugkomst op kantoor helemaal af.
Niks overdragen dus, dan hoef je ook niet al je vervangers in de out-of-office op te nemen. Bespaart weer ruimte.
5: Afsluiting. Mand.
Je hebt vakantie, trek die deur lekker achter je dicht en kijk niet meer achterom. Dat moet het slot van je automatische antwoord belichamen. Houd de afsluiting dus kort. Het liefst met een afkorting zoals mvg of gr. En het liefst met een afkorting van je naam. Een beetje à la James Bond met de eerste letter van je voornaam.
6: Lettertype onleesbaar
Als kers op de taart schrijf je deze korte en bondige out-of-office met lettertype calibri en lettergrootte zeven. Je hebt vakantie, dus geen tijd om na te denken over opmaak en leesbaarheid. Daarbij leest toch niemand je bericht. Bij een automatisch antwoord in juli, augustus en december weet iedere zender hoe laat het is.
Praktisch voorbeeld
Mocht dit wat te abstract klinken dan volgt hieronder een voorbeeld. Dat mag je klakkeloos overnemen en direct inzetten. Daar gaan je collega’s ontzettend blij mee zijn en zo kun jij met een gerust hart de laptop dichtklappen. Fijne vakantie!
Hi,
Ik ben er momenteel niet en je mail wordt niet gelezen door iemand anders.
Gr,
K