Kantoor etiquette: Procedures
We lijken vergeten te zijn hoe we ons horen te gedragen op kantoor. We zijn vergeten wat wel en vooral ook wat niet hoort in een zakelijke setting. We zijn de kantooretiquette kwijt. Daarom is de serie De Kantooretiquette er. Zodat we weer een collectief geheugen kweken, over hoe het hoort op kantoor.
Onze voorouders wisten zich los te rukken van de rest van het dierenrijk dankzij hun duimen. Dit gaf hen een ongekend groot voordeel en bracht ons bovenaan de voedselpiramide. In de evolutie die volgde, wisten wij kantoortijgers ons verder bovenaan te plaatsen in de top 1% door onze eigen soort duimen: procedures.
Want procedures, hoe verfoeid of geliefd ze ook mogen zijn, geven ons een collectief geheugen als kantoortijgers. Zo behoren regels, gewoontes en gebruiken niet tot één iemand, maar tot het collectief. Start jij als jonge kantoortijger net in de jungle? Dan word je meteen opgevoed in deze regels en zul jij velen na jou opvoeden. Start je als ervaren tijger in een nieuw bedrijf in de jungle? Dan zul je een deel van al deze procedures kennen en een deel zal je nieuw geleerd worden, aangezien er altijd bedrijfsspecifieke procedures zijn.
Procedures zijn de beste en de slechtste uitvinding onder het systeemplafond. Ze bieden structuur, voorspelbaarheid en regelmaat. Ook zorgen ze ervoor dat je niet telkens het wiel opnieuw hoeft uit te vinden en dat dit proces netjes gedocumenteerd staat. Dit is uiteraard een vereiste van procedures: ze moeten gedocumenteerd zijn zoals de Egyptenaren hun hiërogliefen in grotten zetten.
De donkere kant van procedures in de corporate is echter groot. Ze zorgen voor stroperigheid, onnodig veel bureaucratie en papierwerk waar je normaal zeven nieuwe Harry Potter-boeken van schrijft. Kantoortijgers creëren instanties om de procedures heen, zoals stuurgroepen, regiegroepen en taskforces. Puur en alleen met het doel dat deze mensen zichzelf lekker belangrijk kunnen vinden als ze plaatsnemen in deze instanties. Procedures leiden tot discussie over de procedure zelf, in plaats van over de inhoud. Zo kan een procedure tien keer verbeterd (of verslechterd) worden, zonder dat er inhoudelijk ook maar één element de revue passeert. Kort gezegd worden procedures het doel op zich, in plaats van dat ze een doel dienen.
Enfin, het moge duidelijk zijn: procedures kunnen grote bedrijven maken en ze totaal verlammen. Daarom zijn de etiquette over procedures van levensbelang voor het voortbestaan van het bedrijf.
Wat hoort niet
Tijdrekken. Het is erg makkelijk om te vertragen tijdens een procedure. Je wilt meer tijd, meer informatie, tilt het over de vakantie heen en ga zo maar door. Als je dit doet, ben je het onkruid in de kantoorjungle dat we naarstig met alle ongezonde middelen van dien moeten verwijderen.
Bediscussiëren van het proces. Procedures zijn opgezet om besluiten te stroomlijnen of productieprocessen te standaardiseren. Periodiek mogen die door een zeer select aangewezen aantal wijzen beoordeeld worden. Ben je niet aangewezen? Jammer, dan ben je niet wijs en mag je tijdens de procedure (of het proces) niets bediscussiëren over de procedure.
Vervelend doen. Zit je in een van de eerdergenoemde instanties, zoals een stuurgroep? Dan is het belangrijk dat je niet vervelend doet. Je bent ondergeschikt aan de procedure. Jammer dat jij de stukken niet hebt gelezen of dat je niet bent meegenomen in iedere detailstap die voorafging aan dit besluit. Jouw falen: nu ben je de stempelmachine in deze procedure.
Wat hoort wel
Structuur bieden. Procedures bieden kaders en structuur. Het is een pad om te volgen waarbinnen je beweegruimte krijgt. Het is de routekaart waarbinnen je soms een andere afslag mag nemen. Het recept waarbij je soms een snufje zout extra mag toevoegen. De IKEA-handleiding waarbij je zowel de boor als de schroevendraaier mag gebruiken. Je snapt het punt: het biedt structuur, niet rigiditeit.
Kort en bondig zijn. Procedures kun je alleen volgen als je er geen studie op zich van hoeft te maken. Kun je de procedure niet op twee A4’tjes met respectabel lettertype krijgen? Dan moet je stappen eruit slopen, simplificeren of al je levenskeuzes tot dit punt overdenken. De keuze is aan jou.
Documenteren. Is de procedure niet opgeschreven? Dan bestaat hij niet. Waar je dit opschrijft doet er niet toe: digitaal, fysiek, als een papiertje op de wc. Maar het móét gedocumenteerd zijn.
Gezond verstand. Is de procedure kort, bondig, gedocumenteerd en biedt hij voldoende structuur? Super! Dat ontslaat je niet van het gebruik van gezond verstand. Moet dit besluit echt door de gehele procedure? Of kan het versneld? Moet echt iedereen zijn plasje erover doen? Of kunnen we met drie mensen dit beklinken? Maak gezonde afwegingen zodat je niet in het moeras der procedures verdrinkt.