Kantoor etiquette: bellen
We lijken vergeten te zijn hoe we ons horen te gedragen op kantoor. We zijn vergeten wat wel en vooral ook wat niet hoort in een zakelijke setting. We zijn de kantooretiquette kwijt. Daarom is de serie De Kantooretiquette er. Zodat we weer een collectief geheugen kweken, over hoe het hoort op kantoor.
Bellen. Telefoneren. Praten via de ether. Het is een activiteit die wij kantoortijgers maar al te graag bedrijven. We bellen veelal voor zakelijke redenen, maar schromen niet om tijdens de werkdag een privébelletje tussendoor te plegen. Bellen is een machtig wapen en een onmisbaar element in de werkdag. Tegelijkertijd is het een bron van irritatie en een aanleiding voor een collegiaal potje Cluedo.
Daarom is de etiquette voor het bellen in de kantoorjungle van essentieel belang. Je kunt als loonslaaf niet zonder je telefoon, maar je moet er uiterst voorzichtig mee omgaan. Bellen kan tegenwoordig via applicaties als Teams en Zoom, of via de ouderwetse telefoon. Welk kanaal je voorkeur ook heeft: de etiquette gelden voor ze allemaal.
Zonder deze etiquette word jij de vervelende collega die iedereen van zijn werk afhoudt. Dan word jij de persoon wiens stem door de kantoortuin galmt en collega’s tot diep in hun slaap achterna jaagt. Zonder deze etiquette word jij gezien als de lafaard die niet eens met een telefoongesprek om kan gaan – ik kijk naar jullie, Gen Z – of de totale minkukel die de mute knop niet kan vinden.
Zonder deze etiquette wordt het overleven in de kantoortuin een stuk lastiger. Je collegiaal gedragen wordt vrijwel onmogelijk. Zet de telefoon dus op vliegtuigmodus, schakel Teams uit en ga er maar eens goed voor zitten: zo hoort het wel (en niet) in de omgang met de telefoon op kantoor.
Wat hoort niet
Bellen in de kantoortuin. Het maakt niet uit of je een telefoon aan je oor hebt, een Jabra-set ophebt of met je flitsende Apple-oortjes belt: je doet het onder geen enkele omstandigheid midden in de kantoortuin. Wil je bellen of word je spontaan gebeld, dan wandel je naar een rustige plek. Helaas heeft niet ieder kantoor belhokjes, maar er zijn genoeg rustige plekken in een kantoorpand te vinden. Of plekken waar wat geroesemoes – zoals bij het koffiezetapparaat – is toegestaan. Onder geen enkele voorwaarde ben jij de droplul die midden op de werkvloer luidkeels belt en het bloed onder de nagels van je collega’s vandaan haalt.
Het vermijden van bellen. Tegenover de brulaap die midden op de werkvloer in zijn telefoon tettert, staat de collega die de telefoon niet durft op te pakken. Een belletje krijgen leidt direct tot uitslag. Zelf het bellen initiëren wordt vermeden door zesendertig mails te sturen, kattengifjes via de chat te delen of door het onderwerp als minder belangrijk voor te doen. Wees zo niet. Bellen is een machtig en broodnodig communicatiemiddel in de kantoorjungle. Bij het gebruik ervan help jij collega’s, het bedrijf en jezelf. Weg met die belschaamte!
Digibeet zijn. Het mag niet meer in de 21e eeuw, wat spijtig is voor oude zielen in een jong lichaam, zoals ikzelf. Het is niet toegestaan om met je dikke vingers op je smartphone de zaklamp aan te zetten terwijl je een telefoon probeert op te nemen. Geen smartphone tegen je oor als iemand probeert te videobellen en helaas oog-in-oog komt je je evenwichtsorgaan. Niet meer praten terwijl je nog op mute staat. Het is allemaal verleden tijd. Word één met de moderne technologie, het is de enige keuze in het kantoorleven.
Wat hoort wel
Bellen om onduidelijkheid weg te nemen. Als iedereen na meerdere e-mails nog steeds discussie heeft over een onderwerp dan moet je de telefoon oppakken. Een belletje kan nodeloze uren typen of formele vergaderingen met zeventien deelnemers voorkomen. Een belletje heeft dus een pragmatische en een financiële upside.
Videobellen met de camera aan. Het verschilt per cultuur of je de camera aanzet bij het videobellen. Het verschilt per persoon. Het verschilt voor mensen zelfs of ze in hun pyjama op de slaapkamer thuiswerken of netjes in driedelig pak op kantoor zitten. Maar het hoort allemaal niet uit te maken. Om een extra persoonlijke touch aan het videobellen toe te voegen, staat de camera aan.
Vragen of iemand kan bellen. Natuurlijk mag je spontaan bellen en is het aan de ontvanger om op te nemen of niet. Maar zeker via de moderne communicatiekanalen zoals Teams of Zoom kun je zien of iemand al in gesprek zit, of juist ongestoord probeert te werken. Stuur dan een bericht of het uitkomt om te bellen, voordat je belt. Dat is extra vriendelijk.