Kantoor etiquette: vergaderen
We lijken vergeten te zijn hoe we ons horen te gedragen op kantoor. We zijn vergeten wat wel en vooral ook wat niet hoort in een zakelijke setting. We zijn de kantooretiquette kwijt. Daarom is de serie De Kantooretiquette er. Zodat we weer een collectief geheugen kweken, over hoe het hoort op kantoor.
Om de een of andere reden houden we van vergaderen in de kantoorjungle. De top drie van activiteiten van de corporate loonslaaf die de meeste tijd op een dag opslokken zijn, in volgorde, vergaderen, mailen en vloeken op (en werken met) het Office-pakket. Het is dus nogal van belang dat je weet wat er wel en niet hoort bij deze activiteiten.
Vergaderen is dus de nummer 1. Veel van je tijd spendeer je vergaderend. Het zet de toon voor het tempo (of gebrek daaraan) op de carrièreladder. Het bepaalt zowel de efficiënte als het nut (de effectiviteit) van je werkdag. Het is een reden om energiek de dag door te gaan, of om uitgeblust halverwege je zevende espresso naar binnen te kiepen.
Vergaderen is voor sommige kantoortijgers de essentie van hun bestaan in de kantoorjungle. Deze mensen zitten in dusdanig veel stuurgroepen, regiegroepen, praatgroepen, planning sessies, alignments, sync-momenten, bila’s, brainstorms en nutteloze small talk dat hun agenda’s één grote vergaderpolonaise zijn. Van de ene vergadering rollen ze zo in de andere.
Het moge duidelijk zijn: de etiquette van het vergaderen zijn rete belangrijk. Wat het complex maakt, zijn de verschillende vormen van vergaderen. Zo is er digitaal vergaderen, waarin iedereen digitaal in de vergaderzaal zit. De tegenhanger is het klassieke fysieke vergaderen, waarbij iedereen in een zaal aanwezig is. Als laatste hebben we de moeilijkste vorm: hybride vergaderen. Sommige deelnemers zijn digitaal aanwezig, anderen fysiek.
Hieronder volgen de etiquette die voor iedere vorm van vergaderen gelden, maar soms net ietsje meer voor de ene vorm, dan de ander. Geloof me, in fysieke sessies wil je ook wel eens iemand op mute zetten. Maar ik zou de ductape nog even thuis laten liggen.
Wat hoort niet
Te laat komen. Door te laat te komen verspil je kostbare tijd van collega’s of forceer je de vergadering om langer door te gaan – waardoor je ook erna weer ergens te laat bent. Het toont weinig respect en weinig discipline, wat nou juist zaken zijn die een professionele setting zoals de kantoortuin typeren. Wees dus niet te laat. Want je bent een rund, als je met vergaderingstijden stunt.
Mailen. Naast mailen kan dit ook betrekking hebben op appen, slacken, schrijven of enige andere cognitieve activiteit die geen betrekking heeft op de vergadering. Je kunt niet multitasken, dus je let niet op tijdens de vergadering. Niet alleen kun je hierdoor belangrijke (of onbelangrijke) punten missen, je toont ook 0 komma geen respect richting je collega’s.
Niet voorbereiden. Vergaderingen kennen agenda’s en doelen – zie hierboven – maar soms kennen ze ook voorbereidingstijd. Zo moeten er stukken gelezen worden, vragen (van te voren) ingestuurd worden of zelfs (kleine) presentaties gemaakt worden. Bij een vergadering aanschuiven waar jij je huiswerk niet voor hebt gedaan is toch een beetje als de marathon rennen terwijl je 2 uurtjes getraind hebt. Het is onmogelijk te doen, gênant voor jezelf en de wedstrijd wordt er niet beter op.
Onnodig vergaderen. Er wordt veel vergadert. Voorkom dus de onnodige vergaderingen en de verspilling van kostbare uren. Kan het besluit afgehandeld worden per mail? Doen. Hoeft deze persoon er eigenlijk niet bij te zijn, maar is het louter fijn voor het aanzien van de vergadering? Laat hem of haar met rust. Past de brainstorm over dit onderwerp niet helemaal bij de huidige prioriteiten? Aflassen die handel.
Hybride vergaderen. Gen Z valt nu van zijn stoel omdat ik hybride vergaderen verfoei, terwijl de Boomer-generatie dit stuk niet snapt omdat ze ervanuit gaan dat iedereen op kantoor zit. Maar buiten de waanbeelden van deze, en andere, generaties, bestaat er een echte wereld. Daar waar er hybride wordt vergaderd. Met mensen thuis en mensen op kantoor. Sommige mensen in Bali en sommige mensen in de speelkamer van hun kinderen. Linksom of rechtsom is dit de minst efficiënte manier van vergaderen. En in de kantoortuin gaat alles volgens een business case. Deze business case komt niet uit. Mensen op kantoor beginnen hun eigen vergadering in de vergadering terwijl ze op mute staan, de collega op Bali heeft slechte verbinding en krijgt niet alles mee, de collega in de kinderkamer merkt dat de kinderen net thuis komen en de collega die op een ander kantoor werkt ziet dat zijn monoloog op dovemans oren gericht is. Vergaderen werkt alleen als je allemaal digitaal bent óf allemaal op kantoor.
Wat hoort wel
Duidelijke agenda. Een vergadering zonder vooraf gedefinieerde agenda is als een toevallige samenkomst van vrienden in de kroeg. Ontzettend gezellig, maar hoogst ineffectief met vreselijk ongepast taalgebruik. Er dient dus altijd een duidelijke agenda, inclusief een duidelijk doel en uiteindelijke deliverable van de vergadering opgesteld te zijn.
Accepteer of weiger de vergadering. Als je een verzoek krijgt tot het bijwonen van een vergadering, weiger of accepteer je dat verzoek. Dat zijn de enige opties. Je moet iets laten weten en de fameuze tentative optie mag alleen door de Koning gebruikt worden.
Blijf bij het onderwerp van de vergadering. Als je een duidelijke agenda hebt, dan is het onderwerp duidelijk. Wat fijn! Blijf erbij. Als het onderwerp is afgehandeld en er is tijd over in de vergadering: vul die tijd niet op. Breng focus aan, zodat er effectief en efficiënt vergaderd kan worden. Probeert er iemand toch een ander onderwerp aan te snijden? Corrigeer de persoon en laat in de notulen – zie hieronder – opnemen dat er een aparte sessie voor belegd wordt.
Houd de vergadering formeel. In het verlengde van het vorige punt: een vergadering is geen theekransje. Roddels horen bij het koffiezetapparaat of, nog beter, bij de borrel.
Notuleren. Het menselijk brein is een fenomeen. Het is op kantoor echter ook een zeef én zeer subjectief. Om te voorkomen dat je besluiten (die genomen worden tijdens vergaderingen) vergeet of dat collega’s plannen verschillend interpreteren, wordt er genotuleerd. Deze notulen worden uitgezonden en zijn dan waarheid.
Afsluiting. Een vergadering is een zakelijke, formele gebeurtenis die een duidelijk einde kent. Net zoals een race een finish heeft en een concert een zugabe. Zorg er dus voor dat je expliciet de vergadering sluit. Het liefste met een samenvatting van de resultaten, een dankwoord aan de aanwezigen en een opgewekte werkse.