Kantoor etiquette: plannen
We lijken vergeten te zijn hoe we ons horen te gedragen op kantoor. We zijn vergeten wat wel en vooral ook wat niet hoort in een zakelijke setting. We zijn de kantooretiquette kwijt. Daarom is de serie De Kantooretiquette er. Zodat we weer een collectief geheugen kweken, over hoe het hoort op kantoor.
Je voortbewegen door de kantoortuin voelt soms als Tom Cruise in Mission Impossible. Je baant voorzichtig een weg door het sociale mijnveld en moet je hierbij soms in de raarste bochten wringen. Een specifiek pad in de kantoortuin wat vol ligt met boobytraps en andere onplezierige verrassingen is het pad van plannen.
Plannen zijn net als belastingen, koffie en de dood, onontkoombaar voor een kantoortijger. Plannen lopen via het vaste stramien, zoals de jaar-, kwartaal-, maand- en soms zelfs weekplannen. Voordat een project of programma gestart wordt, dient een plan gemaakt en goedgekeurd te worden. En als er iets niet helemaal lekker loopt, dan vliegen de verbeterplannen je al gauw om de oren.
Als plannen zo business as usual is, dan zou je verwachten dat niemand dit fout doet. Helaas: te vaak houden loonslaven uit alle lagen van de organisatie zich niet aan de etiquette van het plannen.
Soms is dat onkunde, men weet oprecht niet hoe je een goed plan maakt. Soms is dat onwil, omdat sommige collega’s liever direct over gaan tot actie, in plaats van eerst even na te denken. En vaak is het de combinatie van de twee: net niet weten hoe je een plan maakt én druk ervaren (vaak van hoger hand) om in actie te komen.
Naast het feit dat jij hierna weet hoe het nou echt hoort, dat maken van plannen. Weet je ook wat je dient te doen zodra een plan gemaakt is. Helaas denken veel mensen dat na het maken van een plan de uitvoering door de kaboutertjes in het bos vanzelf plaatsvindt.
Dat wil niet zeggen dat het maken van plannen, en het vasthouden daaraan, makkelijk is. Zet je Mission Impossible soundtrack maar aan, want dit worden de meest complexe etiquette tot nu toe.
Wat hoort niet
Niet plannen. Zodra je iemand hoort zeggen dat we dit organisch laten groeien. Betekent dit dat we maar wat doen. Dat we doen waar we zin in hebben. En dikke kantoorsalarissen ervoor betaald krijgen. Op deze manier komt er niets af in de kantoorjungle, wordt er geen deadline gehaald en zal ieder budget overschreden worden.
Plannen continue aanpassen. Een plan kan bijsturing behoeven. Dat kan door voortschrijdend inzicht of doordat het dusdanig slecht gaat dat een grote interventie nodig is. Maar een plan kan niet iedere week nieuwe deadlines krijgen. Een plan kan niet ieder kwartaal een ander doel dienen. Een plan kan niet een andere voortgang hebben, afhankelijk van wie je het vraagt. Plannen dienen nauwelijks te veranderen, zodat je kunt evalueren of je het plan gedegen hebt uitgevoerd en de deadlines in het plan hebt gehaald. Plannen aanpassen is net als doelpalen verplaatsen tijdens de wedstrijd: makkelijk scoren.
Plannen opleggen. Een individu of een groep, vaak hoog op de corporate ladder, kan een plan opleggen. De rest van het team, de afdeling of de hele organisatie dienen dit plan te volgen. In hiërarchische, strakke gerunde organisaties kan dit. Denk aan het leger. In het kantoorleven waar iedere loonslaaf zijn eigen mening heeft en die ventileert bij het koffiezetapparaat, werkt dit minder handig. Ja, je kan plannen nog steeds opleggen. Maar de kans dat mensen het efficiënt uitvoeren is laag.
Plannen negeren. Het plan ligt er. Het plan is goed doordacht en goedgekeurd door alle relevante collega’s. Na drie weken doet iedereen maar wat en ligt het plan stof te vangen in de kast. Het plan was handig om een project, programma of nieuwe afdeling te starten. Maar verder wordt het genegeerd. Dit is een recept voor catastrofe en überhaupt totale tijdsverspilling van het maken van dit plan.
Nodeloos rapporteren. Een helder rapport over de voortgang van het plan is nodig. Iedere week dit rapport aanpassen door de inhoud of het uiterlijk te veranderen is vermoeiend. Zo is het voor de lezer niet duidelijk en is sturing op het plan vrijwel onmogelijk. Iedere week een extra, ad hoc, rapport toevoegen is ook dodelijk. Dan zijn we allemaal meer bezig met rapporteren over de voortgang van het plan, dan het plan daadwerkelijk voortbrengen. Zonde.
Wat hoort wel
Plannen. Gewoon beginnen en zien waar het schip strandt is geen optie. Het klinkt baldadig, actiegericht en heldhaftig. Zodra die adrenalinekick voorbij is en jij en je team in niemandsland staan, is het echter een stuk minder leuk. Zonder plan is de uitvoering gedoemd te mislukken, kunnen deadlines niet gehaald worden en zijn budgetten louter cijfertjes die de finance afdeling maar bij moet houden. Onacceptabel in een professionele setting.
Mensen betrekken bij het maken van plannen. Een plan maak je niet alleen, want je voert het nooit in je eentje uit. Er is geen afdeling, project of organisatie waar één persoon iets solo af kan maken. Daarom hebben plannen betrekking op meerdere mensen en betrek je (op z’n minst een representatief onderdeel van) de groep waar het betrekking op heeft erbij. Zo creëer je draagkracht voor het plan. Ook zorg je dat de verantwoordelijke manager de plannen heeft gezien en goedgekeurd. Want een plan zonder goedkeuring, is slechts een digitaal velletje papier. En een plan zonder draagkracht is een marsorder zonder leger dat marcheert. Een holle frase dus.
Vasthouden aan plannen. Hoera, je hebt een mooi plan gemaakt dat gedragen wordt door de organisatie én is goedgekeurd. Nu is het tijd voor de uitvoering van dat plan. Je houdt je aan de stappen die je in het plan hebt omschreven. Je doet je best de deadlines in het plan te halen en binnen het gegeven budget te blijven. Ook grijp je regelmatig terug op het plan om te zien wat de volgende stap is om uit te voeren en om te evalueren hoe het tot dan toe gaat. Met andere woorden: je houdt vast aan het plan en voert het uit.
Rapporteren. Nee, dit is zeker niet het favoriete onderdeel van eenieder in de kantoortuin, maar rapporteren hoort erbij. Na het succesvol plannen en het al dan niet succesvol uitvoeren van het plan, komt het rapport. Dit rapport is als een condoom: transparant en compact. Zodat direct duidelijk is hoe het plan vordert en er bescherming is tegen nog-een-nieuw-idee-erbij vruchtbaarheid.