Kantoor etiquette: Omgang met het Office pakket
We lijken vergeten te zijn hoe we ons horen te gedragen op kantoor. We zijn vergeten wat wel en vooral ook wat niet hoort in een zakelijke setting. We zijn de kantooretiquette kwijt. Daarom is de serie De Kantooretiquette er. Zodat we weer een collectief geheugen kweken, over hoe het hoort op kantoor.
Het is eigenlijk ongelofelijk dat dit kantooretiquette bestaat. Hopelijk leest alles in dit zeer beknopte stuk als één grote open deur die wordt ingetrapt. Hopelijk rol je met je ogen en vraag jij je af waarom dit überhaupt genoemd mag worden. Prijs jezelf gelukkig, want dan hoor je bij de Office-vaardige kantoortijgers.
Helaas zijn er nog te veel collega’s die niet met het officepakket overweg kunnen. Wordart in Word, proza in Excel-cellen, PowerPoint-plaatjes zonder (of met handmatige) uitlijning, een ontplofte Outlook-kalender en -inbox: het komt allemaal voor.
Niet kunnen omgaan met het Office pakket is vervelend voor jezelf en je collega’s. Zelf ondervind je hinder door een zwaar verminderde productiviteit. Ik heb het hier niet eens over AI-plugins of ruling, maar echt over de basis die je mist. Zonde. Je collega’s hebben ook moeite met je, want samenwerken is een nachtmerrie als de ander niet weet hoe je een agenda-vergadering stuurt een grafiek in PowerPoint zet, of samenwerkt aan een gedeeld document.
Laat ik voorop stellen dat veel bedrijven gehuisd in kantoorpanden met sfeervolle tl-verlichting Microsoft Office gebruiken, maar dat onderstaande ook geldt voor aanverwante pakketten zoals die van Google en Apple. Het concept is hetzelfde: dit is hoe je om hoort te gaan met de standaard applicaties op je werklaptop.
Wat hoort niet
Falen in Outlook. Communiceren in kantoorland gaat niet via de postduif, maar via Outlook. Weet dus hoe je een mail schrijft – zie de kantooretiquette hiervoor – hoe je een agendaverzoek aanmaakt of erop reageert, en verzuip niet in deze applicatie. Tweemaal per dag checken is voldoende.
Geen formules in Excel. Excel is de applicatie waar het gehele financiële systeem op draait. Eén slechte dag van onze groene vriend en de financiële teloorgang dreigt. Het fijne van de applicatie is hoeveel rekenwerk het automatisch kan doen. Hoofdzakelijk dankzij formules. Gebruik je geen formules of andere handigheden? Dan doe je iets verkeerd en verkwansel je je tijd. Neem direct een stoomcursus Excel – of ChatGPT alles laten overnemen.
Lappen tekst in PowerPoint. Powerpoint leent zich voor presentaties met flitsende plaatjes en advertentie-achtige oneliners. Het leent zich voor grafieken en een breed kleurenpallet. Het is dé verkoop-applicatie in kantoorland. Je PowerPoint is om te wow-en, niet om te lezen. Iedere zin langer dan vijf woorden moet eruit, iedere alinea langer dan één regel dient ritueel geslachtofferd te worden. Zie de etiquette over het perfecte slidedeck voor meer details.
Iets zonder format in Word. De Word-applicatie gebruiken om te schrijven. Maar in de kantoorjungle schrijven we geen romans, gedichten of parkeerboetes. Het zijn notities, memo’s en besluitnota’s. Die hebben allemaal een format. Een vast stramien dat het digitale stuk papier waarde geeft. Vind het format en vul het in. Knutsel niet zomaar wat op een onbeschreven blad. We willen Format-junks, geen Michelangelo’s.
Wat hoort wel
Opruimen. Een bijgewerkte agenda en een zo-goed-als-dat-kan bijgewerkte inbox is uiteraard een statussymbool. Jij hebt de boel onder controle. Daarbij is het ook nog eens rustgevend voor je bovenkamer.
Rekenkracht met Excel. Vroeg of laat komt je hele financiële huishouding in Excel terecht. Naast de dood en het betalen van belastingen, zijn dit de drie wetmatigheden van de kantoorjungle. Zorg er dus voor dat je formules toepast, deze automatisch doortrekt en de applicatie al het zware administratieve rekenwerk voor je laat doen.
Plaatjes. De PowerPoint-applicatie is hét sales apparaat van iedere kantoortijger. Het leent zich voor plaatjes, flitsende kleuren en advertentie-achtige oneliners.
De mogelijkheid om samen, tegelijkertijd of op losse tijdstippen, in documenten te werken is goud. Zo krijg je niet het eindeloze verhaal van lokale versies, waarbij versiebeheer met initialen, 0.186.2 en verdere cijfers, of FINAL, DEF, SUPER FINAL wordt aangegeven. Ook zorg je er zo voor dat iedereen zich écht onderdeel voelt van een digitaal stuk.