Kantoor etiquette: Personeelszaken
We lijken vergeten te zijn hoe we ons horen te gedragen op kantoor. We zijn vergeten wat wel en vooral ook wat niet hoort in een zakelijke setting. We zijn de kantooretiquette kwijt. Daarom is de serie De Kantooretiquette er. Zodat we weer een collectief geheugen kweken, over hoe het hoort op kantoor.
Kantooretiquette gelden ook voor specifieke vakgebieden onder het systeemplafond. Een vakgebied dat zijn weg kwijt is geraakt de afgelopen jaren is personeelszaken. Of Human Resource Management. Of Workforce planning. Of strategic resourcing. Terwijl we collectief over onze nek zijn gegaan bij al deze nieuwe termen voor hetzelfde feit, is het tijd om personeelszaken terug in het land der rede te krijgen.
Het belang hiervan is ontzettend groot. Andere vakgebieden zijn óók belangrijk, maar personeelszaken gaat over ons: de kantoortijger. Als dit vakgebied overwerken verkoopt als pizza-avond, loonsverhogingen tegenhoudt maar yoga-middagen promoot, en strategische holistische visies schrijft in plaats van te zorgen voor mensen, dan zijn we al ver afgegleden. Waar personeelszaken ooit een bastion van de loonslaaf was, is het nu een beleidsmachine vol met toverwoorden.
Het vakgebied heeft waarschijnlijk ook de meest kritische klantengroep: kantoortijgers. Daarom zijn de etiquette óók goed voor het beschermen van de HR-professional. Om hem of haar te wapenen tegen deze machtige klant.
Deze etiquette zijn dus verplichte kost voor iedere HR-professional. Zet de transformatie naar het oude normaal alvast op de strategic roadmap.
Wat hoort niet
Eigen mensen niet ontslaan. Het is lastig om mensen te ontslaan. Los van de sociale en emotionele reactie van de persoon in kwestie en het team eromheen, komt het met een administratieve rompslomp en is het financieel vaak onaantrekkelijk voor een werkgever. In de grotere corporates is het daarom handiger om iemand weg te promoveren: iemand dusdanig isoleren dat hij of zij geen schade kan aanrichten. Maar dit richt wel schade aan. Je vult je bedrijf langzaam met de kakkerlakken, parasieten en miskleunen van de kantoorwereld. Zo ga je uiteindelijk ten onder. HR-professional ben je niet alleen voor de leuke feestjes, ook voor de moeilijke keuzes.
Fantoomgroei. Hiermee raak je kantoortijgers kwijt en krijgt je bedrijf een slechte naam in de (nogal krappe) arbeidsmarkt. Voorbeelden zijn: het verzinnen van nieuwe functies met minimale salarisgroei om iemand een groeikans aan te bieden. Het geven van een nieuw uitdagend project aan iemand voor de eigen ontwikkeling, zonder dat daar enige vergoeding tegenover staat. Of het aanbieden van een verplicht lespakket en dit vervolgens als ontwikkelingsmogelijkheid te vermarkten.
Actie op basis van gevoel. Hierbij neem je een kandidaat aan, omdat die goed overkomt. Of je neemt iemand aan die op een prestigieuze school heeft gezeten. Je ontslaat een medewerker vanwege een klacht die nooit bevestigd is of je geeft iemand een aantekening na één slechte beoordeling. Als HR-professional dien je niet trigger happy te zijn, maar alle informatie rustig te verzamelen en af te wegen.
Keurslijf. Hoewel procedures de boel glad strijken en we houden van optimalisatie onder de tl-verlichting, is het niet zaligmakend. Ja, je hebt een procedure nodig. Maar om de filosofisch ondergewaardeerde Pirates of the Carribean te quoten “het zijn meer richtlijnen”. Soms mag het dus wat sneller, wat gevatter, wat minder secuur en buiten de bestaande formuliertjes om. Behalve als je bij de overheid werkt – of misschien juist dan wel.
Wat hoort wel
Eigen mensen eerst. Hoewel deze zin in deze politiek-turbulente en -radicale tijden wellicht gewaagd is, is dit het niet in de kantoortuin. Het houdt simpelweg in dat voor iedere vacature het bedrijf eerst zijn eigen medewerkers een kans geeft. Zo behoud je kennis, houd je de eigen werkpopulatie tevreden, en het is ook nog eens kosteneffectief.
Doorgroeien. In het vorige punt zit doorgroeien verwerkt. Maar groei kan op meer manieren: het aanbieden van opleidingen en cursussen, het wisselen van inhoudelijke rollen, het mee laten lopen met andere medewerkers, en ga zo maar door. Investeren in de mens, betaalt normaal gezien prima terug.
Aannemen op basis van input. Hiermee bedoel ik dat het hiring and firing moet gebeuren door veel feedback te verzamelen. Bij het aannemen van mensen gaat dit verder dan een diploma of jaren ervaring. Het gaat om referenties van vorige werkgevers, interview gesprekken met mensen uit het bedrijf en vrijwilligersactiviteiten die pronken op het CV. Bij het ontslaan van mensen gaat dit dan ook verder dan één slechte beoordeling of de feedback van een norse manager. Verzamel zo veel mogelijk informatie.
Procedures. Het vakgebied van personeelszaken was altijd een gebied van mensen voor mensen. Procedures en regels ontbraken hier. Tegenwoordig is dat verbeterd. Dankzij procedures zijn er standaarden waardoor iedere kantoortijger een soort-van-dezelfde aanpak krijgt. Je weet wat je kunt (en mag) verwachten, en wat je vooral niet kunt verwachten. Procedures helpen het vakgebied professionaliseren en de verwachtingen van de kritische klantengroep – wij, kantoortijgers – temperen.